Pourquoi un nouveau format Factur-X et quand sera-t-il obligatoire ?
En effet, le terme utilisé, Factur-X (le nouveau standard de la facture électronique) peut faire penser à un bond gigantesque dans le futur, mais nous vous assurons que non !
La Factur-X est dans les startingblocks depuis quelques années maintenant, on en parle d’ailleurs depuis presque 10 ans déjà ! Nous avons donc eu le temps d’y réfléchir sérieusement.
Elle arrive à petits pas mais tout à fait sûrement.
Vous n’en avez pas entendu parler ? Mais si, mais si ! On vous l’assure !
Car depuis le 1er janvier 2021, toutes les entreprises fournisseurs de l’Etat, ont déjà l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique, c’est-à-dire qu’elles sont transmises et reçues au format numérique, de façon dématérialisée.
Et pour la petite histoire, c’est le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) et le FeRD, son équivalent Allemand, qui en sont à l’origine et qui ont répondu à la Norme Sémantique Européenne EN 16931 de 2017 en créant ce format.
Le Gouvernement s’est alors engagé dans la généralisation de la facture électronique en suivant un calendrier d’avancement progressif. Cependant, ce calendrier prend un peu de retard ! La date (définitive ?) sera décidée dans le cadre de la loi des finances pour 2024.
Toutefois, nous vous livrons toutes les informations que nous avons en notre possession pour le moment et les dates-clé que nous avons retenues :
- Fin 2024 : Livraison du portail public de facturation.
- Début 2025 : Qualification et tests.
- 2025 : Phase pilote du portail public de facturation.
- 2026 : Année du déploiement (obligation de réception et d’émission)
- 2027 : Montée en puissance du dispositif.
Ce qui signifie que dès 2026, les entreprises françaises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir leurs factures au format numérique pour les échanges entre entreprises (B2B). Mais afin de garantir un passage serein à la facturation électronique, le calendrier prévoit un étalement de cette obligation selon la taille des entreprises, si bien que les dernières années vont être fractionnées afin que toutes arrivent progressivement à l’utilisation de la Factur-X.
Ça vous paraît loin, et pourtant… c’est presque demain ! Il est donc préférable de s’y préparer en amont.
Mais alors, qu’est-ce que la facturation électronique ? On nous parle de fichier PDF, de fichier XML !?
Pas de problème, nous vous expliquons tout !
La Factur-X est un format de facture électronique qui répond aux normes européennes pour la facturation électronique et permet de facilité l’échange de factures entre les entreprises. Ça, ok, nous l’avions plus ou moins dit un peu plus haut. Alors allons un peu plus en profondeur.
La factur-X contient toutes les informations utiles en cas d’écart de rapprochement avec les commandes ou/et les réceptions afin de garantir une comptabilité claire. Elle contient également des données de factures présentées sous forme structurée, qui permet aux systèmes d’information de procéder à une intégration et un rapprochement automatisé. Plus simplement, la Factur-X permet de créer un état de rapprochement et de cohérence entre tous les éléments obligatoires de la facture.
Ce nouveau format se présente sous forme de PDF intégrant un fichier XML qui contiendra toutes les données essentielles à la facture.
La Factur-X est reconnaissable à son format (Format de Document Portable pour l’Archivage de 3e génération : PDF/A-3) qui comprend une image de la facture au format PDF et les données structurées au format XML. Ce qui est important dans cette nouvelle structure, c’est que la Factur-X peut être lue autant par un être humain que par un logiciel adapté.
Parlons maintenant des objectifs de la Factur-X !
Son premier et principal objectif est de donner la possibilité aux émetteurs de créer des factures à valeur ajoutée bénéficiant d’un maximum d’informations. C’est-à-dire que prestataires comme fournisseurs seront à-mêmes de lire la facture soit en image soit avec les données structurées, tout cela selon leurs besoins !
Il y a évidemment d’autres but à cette généralisation de la facture dématérialisée. L’un d’eux est d’accéder à des données lisibles par les systèmes d’information. Nous sommes en route cers l’automatisation de l’enregistrement comptable. Une vue d’ensemble, que l’on appelle reporting, dirigée vers l’administration fiscale.
Mais pas que !
La Factur-X permettra aussi de lutter contre la fraude à la TVA.
Elle améliorera la compétitivité des entreprises grâce à la dématérialisation (gain de temps, plus de productivité).
Elle simplifiera les obligations déclaratives grâce au pré-remplissage des déclarations.
Enfin, elle améliorera la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel.
C’est donc une transition à ne pas prendre à la légère !
Pas de panique, FOXYZ y a déjà travaillé !
Car il s’agit d’être prêt quand le changement interviendra et que la Factur-X sera obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Il faut alors :
- Intégrer ces nouvelles normes dans l’organisation de la facturation et de la comptabilité de votre entreprise.
- Choisir une plateforme de réception des factures électroniques (ce qui interviendra plus tard).
Qu’en est-il des changements et mentions obligatoires sur votre facture numérique ?
Pour simplifier tout le processus, il y a des éléments obligatoires et d’autres facultatifs !
Voici tous les changements que nous intégrons pour que vos factures soient conformes à la nouvelle norme (attention, la liste est longue, ne prenez pas peur ! Nous vous avons dit que nous étions prêts !).
Cependant, il y a des contraintes à respecter car les éléments obligatoires doivent impérativement être renseignés dans leur intégralité et ce afin de ne pas être confronté à des erreurs bloquantes et à l’impossibilité d’émettre votre facture (aïe, aïe, aïe, ça se corse ! Mais non, tout se passera bien !). Les éléments facultatifs sont aussi intégrés mais ne feront pas l’objet, dans un premier temps, d’erreur bloquante (en voilà une bonne nouvelle !) !
Alors, c’est parti pour la liste !
Eléments obligatoires :
- Numéro de facture
- Date d’émission
- Type de facture : Facture commerciale / Avoir (facture négative)
- Informations du vendeur : Raison sociale / N° Siret ou n° TVA / Pays
- Informations du client : Raison sociale / N° Siret (obligatoire sur Chorus Pro) / Pays
- Devise de facturation
- Conditions de paiement ou date d’échéance
- Pays de livraison
- Lignes de facture : Numéro de ligne / Dénomination de l’article / Prix unitaire net / Quantité facturée / Unité de mesure / Montant total net
- Total facture : Montant total net hors TVA / Montant total net avec TVA / Devise de la TVA / Reste à payer
Eléments facultatifs :
- Service interne du client
- Numéro de contrat (n) du marché dans Chorus Pro)
- Commentaire de la facture
- Informations du vendeur : N° Siret ou n° TVA / Adresse / Code postal / Ville / Adresse électronique
- Informations du client : N° Siret / N° TVA / Adresse électronique / Adresse / Code postal / Ville
- Date de livraison / Pays de livraison
- Ligne de facture : Commentaire de la ligne / Taux de TVA
- Informations sur la transaction : N° ICS du créancier (obligatoire si prélèvement SEPA)
- Ventilation TVA : Base imposition / Taux TVA / Code type de TVA (S, Z, E, etc.) / Montant de la TVA
- Conditions de paiement ou date d’échéance
- Total de la facture : Montant net des lignes / Montant des remises / Montant de la TVA / Montant payé / Montant total de la TVA / Devise de la TVA
Pas d’inquiétude, FOXYZ est au fait ! Nous sommes prêts, le nouveau format de facture n’a plus aucun secret pour nous !
Notre équipe dynamique et en constante recherche du meilleur est fin prête à vous accompagner et à vous assister dans cette transition vers la Factur-X. Nous sommes là pour faciliter cette transition, pour vous guider au mieux afin de réussir haut la main ce passage à la facture électronique !
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