La signature électronique est un mécanisme numérique qui permet d’apposer une signature juridiquement valide à des documents électroniques (contrats, factures, devis, etc.) Couplée à notre ERP, l’API Signature électronique permet d’automatiser et de centraliser la gestion des signatures tout en facilitant les processus administratifs.
En quelques mots : la signature électronique couplé à notre ERP permet un gain de temps important et la réduction des coûts administratifs !
Prenons un exemple concret, vous devez vous rendre chez votre client pour la signature d’un devis afin d’éviter à votre client d’imprimer les pages du devis reçues par mail, ou d’éviter à votre entreprise de les imprimer et de les envoyer par la poste. Le temps passé à l’élaboration de ce processus se fait en 6 étapes : préparation du devis, impression du document, envoi de celui-ci, attente du retour du devis signé, puis numérisation du document afin de l’archiver.
Maintenant, enlevons 2 étapes au processus pour un gain de temps considérable !
Avec l’API Signature Électronique de notre logiciel FOXYZ, le processus sera le suivant : Préparation des documents générés par notre ERP, envoi pour signature électronique directement par FOXYZ, signature de votre client (quelques clics !), récupération et archivage directement dans notre ERP.
Concrètement, moins d’étapes = gain de temps, et celui-ci est non négligeable. Avec l’API signature électronique, le processus ne dépasse pas 15 minutes !
Les avantages de la signature électronique dans l’ERP FOXYZ
Automatisation des processus de validation
L’un des principaux avantages est l’automatisation des processus de signature. Pour de nombreuses entreprises, la gestion des contrats, des bons de commande, ou des factures nécessite une validation de plusieurs parties. Avec l’API Signature Électronique, ces documents peuvent être signés directement depuis l’ERP, ce qui élimine le besoin d’imprimer, de signer physiquement et de numériser des documents.
Gains de temps : Plus besoin de gérer les allers-retours pour la signature, notamment pour les organisations distribuées.
Simplification des processus : Tout est centralisé dans l’ERP, éliminant ainsi les risques d’oubli ou de perte de documents.
Sécurité et conformité des documents
Sécurité : L’API signature électronique utilisent des technologies cryptographiques qui garantissent l’authenticité des documents signés et la non-répudiation.
Conservation légale des documents : L’ERP, grâce à l’intégration de l’API, stocke les documents signés de manière sécurisée, avec une traçabilité précise des actions effectuées.
Protection : Grâce au certificat numérique, vos documents sont protégés !
Juridique : Les documents sont juridiquement valides. Ce que dit la loi : https://urlr.me/sXtP2
Optimisation des processus administratifs
Dans l’ERP, chaque document signé est généralement lié à un processus métier. Par exemple, un devis ne peut être validé qu’après signature de celui-ci. Avec l’API Signature Électronique, ces flux de travail sont accélérés.
Réduction des coûts opérationnels
La signature électronique permet également de réduire les coûts liés à l’impression, la gestion physique des documents et leur archivage. En diminuant les délais de traitement des documents, elle améliore l’efficacité globale de l’entreprise.
Élimination des frais d’impression et d’envoi (ou les aller/retour chez votre client) : Les documents signés électroniquement n’ont plus besoin d’être imprimés, ce qui permet de réaliser des économies sur les consommables (papier, encre, etc.) et les frais de transport.
Archivage électronique : Les documents peuvent être stockés numériquement dans la GED (Gestion de Document Electronique) de notre ERP, supprimant ainsi le besoin d’espaces physiques pour les archives.
Amélioration de l’expérience utilisateur : un point très important
Du point de vue des utilisateurs finaux, l’API Signature Électronique améliore considérablement l’expérience. Les clients peuvent signer des documents à tout moment et depuis n’importe quel appareil, que ce soit via un ordinateur, un smartphone ou une tablette, au bureau comme en vacances !
Accessibilité : Les utilisateurs peuvent signer les documents à distance.
Rapidité : La réduction des délais de traitement améliore la satisfaction des parties prenantes, tout en garantissant la sécurité des transactions.
Convaincus ?
L’intégration de l’API Signature Électronique dans notre ERP est un véritable atout. En plus de rendre la gestion des documents plus rapide et plus sécurisée, elle permet de garantir la conformité légale, de réduire les coûts, et d’améliorer l’expérience utilisateur. La signature électronique représente donc un avantage majeur pour les entreprises industrielles souhaitant se numériser de manière efficiente et sécurisée.
Vous souhaitez que notre équipe commerciale vous en dise plus ou vous souhaitez recevoir notre catalogue API ? Il suffit de nous adresser un mail : https://foxyz-services.com/api
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