Dématérialisez vos documents et collaborez efficacement grâce aux modules GPO / GED
Optez pour notre Gestion de la Performance Organisationnelle et notre Gestion Électronique des Documents pour faciliter la collaboration entre les différents acteurs (interne et externe) de votre entreprise.
Nos fonctionnalités GPO/GED
Gestion des utilisateurs
Un compte unique et sécurisé pour chaque acteur
Gérez efficacement les accès des utilisateurs à certaines informations en fonction de leur statut dans l’entreprise.
Un utilisateur correspond à un acteur interne ou externe (employé, intervenant, stagiaire, consultant, etc.)
Gestion du planning personnel (présentiel, absences, dates de contrat)
Connexion par mot de passe ou par badge NFC
Gestion des droits d’accès aux modules de l’ERP personnalisant chaque compte utilisateur
Anonymisation des données personnelles* de l’utilisateur (RGPD)
Enregistrement de toutes les opérations réalisées sur l’ERP
* Fonctionnalité en cours de développement
Tableurs
Vos données accessibles sous forme de tableurs
Profitez de tableurs interactifs dans l’ensemble des modules et filtrez vos données afin de retrouver rapidement les informations souhaitées.
Personnalisation des colonnes et des filtres à afficher
Affichage de PDF et des images dans les lignes du tableur
Trier et grouper tous les éléments des colonnes en 1 seul clic
Recherche par mots-clés et conditions (et, ou, <, >)
Opérations mathématiques sur les colonnes (somme, maxi, mini, moyenne)
Gestion des tâches/actions
Pilotez les tâches de votre équipe
Les actions s’organisent de manière personnelle ou collaborative via un agenda partagé favorisant le travail en équipe.
Création de tâches ponctuelles ou récurrentes avec gestion de la visibilité
Estimation du temps prévisionnel et pointage du temps réel
Définition du pilote et des intervenants internes et externes
Récapitulatif des tâches de l’ensemble de vos employés
Importation de pièces jointes liées aux actions avec notre GED
Synchronisation des tâches sur un agenda externe
Création de plans d’actions sur la plupart des modules de l’ERP listant les tâches à effectuer
Votre GED accessible facilement
En externe
Données hébergées en Europe (RGPD) avec notre partenaire ou avec le vôtre
En interne
Données hébergées dans votre entreprise sur un serveur physique
Sur navigateur
Ne nécessite pas d’installation, accédez à vos données sur un navigateur web
Affectations des éléments
Liez vos données entre elles
Créez des affectations entre la plupart des éléments vous permettra par exemple d’associer une action à un devis ou un mail à une facture, etc.
Affectation de tâches à n’importe quel élément de l’ERP
Création de plan d’actions pour le suivi contact ou la gestion de projet
Attachement de vos mails à n’importe quel élément pour un meilleur suivi
Ajout de plusieurs contacts sur un devis et une commande
Navigation simplifiée par un système de liens renvoyant sur les éléments attachés à un module
Importation de pièces jointes sur l’ensemble des formulaires
Dématérialisation des documents
Centralisez tous vos documents
Favorisez la collaboration entre vos services en générant, accédant et archivant vos documents numériques.
Importation de tous types de fichiers dans notre solution de GED
Téléverser des pièces jointes sur l’ensemble des modules de l’ERP
Tableur centralisant vos documents internes et externes
Gestion des versions des documents (indices)
Génération de PDF types des documents commerciaux et autres
Personnalisation des documents PDF (prestation sur-mesure)
Tableau de bord
Des espaces utilisateurs personnalisables
Organisez votre espace de travail selon vos préférences et profitez de plusieurs interfaces d’accueil pour gérer votre activité quotidienne.
Personnalisation du tableau de bord et du menu latéral
Planning hebdomadaire des tâches personnelles et collaboratives
Historique et bilan du temps de présentiel et du temps de travail réel
Choix des modules à afficher sur votre tableau de bord en indiquant la façon de les visualiser préférée (tableur, graphique, kanban, etc.)
Accédez à vos informations avec le moteur de recherche qui permet en plus des actions rapides (création devis, contact, etc.)
Définition d’objectifs à atteindre avec leurs progressions en temps réel
Notre solution GPO/GED
Notre système de gestion de la performance organisationnelle (GPO) et de gestion électronique des documents (GED), a été conçu pour améliorer la communication et la collaboration entre tous les acteurs (utilisateurs, services, acteurs externes) de votre entreprise.
Les fonctionnalités
La gestion des utilisateurs
Dans notre système sécurisé, chaque acteur dispose d’un compte unique, où il est possible de gérer les droits d’accès en fonction du rôle de chaque utilisateur (employé, stagiaire, responsable, etc.). Vous pouvez également gérer les emplois du temps, en incluant les absences, les horaires de présence et les dates de contrat. La connexion peut se faire de deux manières : via un mot de passe ou un badge NFC. L’anonymisation des données personnelles garantit la conformité au RGPD. Toutes les actions faites par les utilisateurs dans FOXYZ sont enregistrées pour plus de transparence.
Des tableurs dynamiques interactifs
Vous pouvez personnaliser les colonnes de vos tableurs, appliquer des filtres et effectuer des calculs directement sur les données enregistrées dans FOXYZ. Il est possible d’ajouter des images ou des PDF, recherchez par des mots-clés, et triez ou regroupez les éléments en un seul clic.
La gestion des tâches et actions
FOXYZ est conçu pour une meilleure collaboration. Dans ce sens, l’agenda peut être partagé : création de tâches ponctuelles ou récurrentes, responsables défini, suivi des temps prévisionnels et réels, et ajout de pièces jointes directement dans les modules choisis de l’ERP. Toutes les tâches sont visibles et synchronisables avec un agenda externe.
La sécurisation des données
FOXYZ garantit que vos données sont hébergées en toute sécurité, respectant les normes RGPD Européennes.
La gestion des affectations
L’un d’un point fort de FOXYZ. Vous avez la possibilité de lier des éléments entre eux afin d’avoir un meilleur suivi de vos actions. Par exemple, vous pouvez associer une tâche à un devis, relier un mail à une facture ou encore attachez plusieurs contacts à une commande. Les possibilités d’affectations sont quasi illimitées. Ce système de lien simplifie non seulement la navigation mais aussi e suivi de tous les éléments et de l’avancement de chaque action.
La dématérialisation des documents (GED)
La dématérialisation des documents permet de centraliser tous vos fichiers numériques. C’est la solution pratique et efficace pour accéder, générer et archiver tous vos documents dans le but de favoriser la collaboration entre les différents services et les différents utilisateurs. Vous optimisez ainsi la gestion de l’information.
FOXYZ offre en plus une solution de Gestion Électronique de Documents qui permet d’importer tous types de fichiers, et de téléverser des pièces jointes sur l’ensemble des modules de votre ERP, pour garantir une gestion fluide et centralisée.
L’ensemble des documents internes comme externes de la GED sont réunis dans un tableur qui leur est dédié et la gestion des versions permet de suivre l’évolution des documents avec des indices pour plus de transparence.
Avec FOXYZ vous pouvez également générer de façon automatique des documents en format PDF pour faciliter encore davantage le partage d’informations.
Des tableaux de bord personnalisés
Vous pouvez visualiser vos tâches personnelles ainsi que vos tâches collaboratives suivi de l’évolution de vos objectifs et gestion de vos activités via des interfaces. Le moteur de recherche intégré permet d’accéder rapidement à toutes les informations et permet de réaliser des actions directement depuis le tableau de bord.
Nos fonctionnalités de Comptabilité
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